Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. Los beneficios clave de este proceso son que proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la organización, crea un registro formal del proyecto y muestra el compromiso de la organización con el proyecto.

ENTRADAS

Como entrada hemos considerado los siguientes elementos:

El documento usado es el caso de negocio ya que nos proporciona la información necesaria desde una perspectiva de negocio para determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida. A continuación se presenta el documento.

Caso de Negocio

• Necesidades del Negocio:
  

Dentro del proceso de enseñanza aprendizaje se tiene que las formas en el hábito de lectura de los alumnos en los diferentes grados de educación secundaria son deficientes. Por otro lado, el Plan Curricular Institucional plantea que el estudiante debe realizar investigaciones en las diversas áreas propuestas, para el cual es necesario hacer uso de biblioteca u otros medios donde se provea información actualizada.

Según los estudios realizados por la UNESCO el Perú se encuentra en los últimos lugares en comprensión lectora en los alumnos de educación primaria y secundaria. El hecho de tener una biblioteca motiva a que los alumnos se puedan interesar por el hábito de lectura y la revisión de material para sus investigaciones. Frente a estos hechos es necesario que el Colegio Perú Valladolid, tenga como prioridad el uso de la biblioteca como un medio para el logro de los objetivos propuestos y la ello se requiere que se mejore la gestión en la atención de la biblioteca para el cual se propone desarrollar un sistema de software que cumpla este propósito y que agilice los préstamos de los libros.

Identificación a los interesados afectados:

• Janet Cuba - Coordinadora de Aula de Innovación Tecnológica
  

    Plan de Gestión de Beneficios

      ver: Plan de Gestión de Beneficios

El acuerdo con la coordinadora de aula de Innovación Tecnológica PERU VALLADOLID es mediante la meta.

Metas: Al finalizar las 12 semanas, el cliente deberá aceptar el sistema y deberá estar funcionando en la empresa de manera eficaz y sin ninguna falla.

Ver: Acuerdo de Servicio

Factores  Internos

• Información disponible en la biblioteca
• Espacio físico disponible en biblioteca
• Competencia del bibliotecario

Factores Internos 

• Influencia del profesor
• Hábitos de lectura
• Conciencia del valor de la información
• Uso del Internet para actividades académicas

Los activos de los procesos de la organización responden a la pregunta: ¿qué información, herramientas, documentos o conocimiento de los que posee nuestra empresa pueden ayudarnos a planificar/gestionar nuestro proyecto?

El colegio es una Institución Educativa que brinda un servicio educativo de calidad con una cultura organizacional, formados alumnos emprendedores investigadores e innovadores con responsabilidad social, trabajo en equipo y regulado por un proceso de autoevaluación, brindando apoyo en el proceso de aprendizaje de los alumnos con los libros que se tiene en la biblioteca del Colegio.

La biblioteca del Colegio es, ante todo, un lugar de aprendizaje, de encuentro y comunicación, integrada en el proceso pedagógico para favorecer la autonomía y responsabilidad del alumno. Proporciona un continuo apoyo al programa de enseñanza y aprendizaje e impulsar el cambio educativo. La función de la biblioteca del colegio es organizar los recursos de tal modo que sean fácilmente accesibles y utilizables para los alumnos.

El actual sistema de gestión que maneja el Colegio Perú Valladolid, para el soporte en la Administración de libros de la biblioteca se realiza de forma manual, no resulta extraño encontrar en el colegio que entrega y recepción de libros que son registrados en forma manual, generando consumo de materiales (papeles, insumos, etc.), y traspapelación de registros de préstamos de los libros, demora en la atención a los estudiantes. Además ocupa grandes espacios y un desperdicio de tiempo en el momento de gestionar un préstamo de libros. Actualmente el servicio de atención a los docentes y estudiantes es en forma manual.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

El proyecto tiene como finalidad aprovechar el activo intangible que tiene el Sistema de Bibliotecas en el conocimiento de sus funcionarios, con el fin de lograr la calidad en todos sus procedimientos, los cuales van a ser realizados por funcionarios cada vez más comprometidos y motivados, con un sistema que les permite resaltar las mejores prácticas y aprender de los errores cometidos de una manera constante. Pero se recomienda que el proyecto cuente con reuniones constantes, en las cuales se explique su objetivo y a su vez se motive a todo el personal; también es importante tener en cuenta, que los conocimientos deben ser actualizados periódicamente, con el fin de que la organización cuente siempre con el conocimiento crítico para la realización de las diferentes actividades laborales; la puesta en marcha de estas recomendaciones asegurarán el éxito del proyecto. (Bibliotecario)

Para recopilar toda la información requerida para desarrollar el acta de constitución de proyectos, nos hemos basado en una técnica llamada tormenta de ideas, en donde cada uno de los integrantes del equipo de trabajo tuvieron sus puntos de vista en cuanto a la problemática de la empresa.

Es en donde se pudo concretar y llegar a un acuerdo en cuanto a las necesidades del negocio y los objetivos del proyecto.

También identificamos el alcance y los riesgos que podrían surgir durante la ejecución del proyecto.

SALIDAS